İşletmelerin şirket verilerini gerek evraklayarak gerekse dijital olarak saklayıp istendiğinde ulaşabilme ihtiyacından doğan ve bunun için kurulan sistemler bütününe arşiv denilmektedir. Biz bu makalemiz de evrakların arşivlenebilmesi için gerekli olan dosyalama sistemlerini inceleyip hangi sistemin işletmeniz için daha doğru bir tercih olacağını ele alacağız.

       Kim bilmez ki 2015 yılına kadar davaların sembolü olan günümüzde avukatların birçoğunun hala aktif şekilde kullandığı hatta tv dizilerinde adliye sahnelerinin içinde dahi kendine yer edinebilmiş üzerinde kocaman dosya yazan pembe dosyayı? Peki neden babalarımızın annelerimizin küçüklüğünden beri bu dosyalar hiç bir değişikliğe maruz kalmadan ve bir çoğunuzun neden hep pembe renkte üretildiğini bilmediği pembe karton dosyanın günümüze kadar nasıl gelebilmiş hiç düşündünüz mü? Şimdi bu konuyu inceleyelim.

       Bu ürün piyasaya ilk çıktığı zamanlarda ülkemizde dosyalık karton dışında diğer seçeneklerin bilinmemesinden dolayı dosyalık kartonun rengi olan pembe renkli bu dosyalar piyasaya sürülmüştür ve böylece kurum ve işletmelerde kullanımına başlanmıştır. Devlet kurumları ve büyük işletmeler de prosedürler fazladır departmanlar arasında iletişim her ne kadar düzenli dahi olsa bu durum bazı süreçlerin uzamasına neden olmaktadır. Bu tip yapıda ki kurum ve işletmelerde değişiklik yapmak fazlasıyla teferruat ve departmanlardan onay süreci gerektiren upuzun bir yoldur. Hele ki fiyatıda uygunsa üstüne de yılların getirmiş olduğu alışkanlıklar da oluşmuşsa değişikliklere hiç sıcak bakılmaz. Evet doğru tahmin ettiniz! Meşhur pembe karton dosyamızın günümüze kadar gelebilen hikayesi tam da bu.       

       Bu çok ucuza temin edilebilen pembe karton dosya gerçekten ekonomik mi? Yoksa orta ve uzun vade de gerek parasal gerekse zamansal olarak çok maliyetli bir ürün mü? Kısa vadeli kullanımda kesinlikle önerim bu uygun fiyatlı pembe dosyalar olacaktır çünkü daha ekonomiği neredeyse yok. Ancak kullanım süresi uzadıkça işler değişmeye başlıyor. Bir düşünün yıllarca saklamak istediğiniz evraklarınızı pembe dosyalık kartondan imal edilmiş dosya ile arşivliyorsunuz bir süre sonra un ufak şekilde dağılıyor parçalanıyor tasarım olarak evrak kapasitesini dahi taşıyamıyor sizde bazı önemli dosyaları arşivlemek için tekrar dosya satın alıyorsunuz ve tekrar evraklarınızı dosyalara geçiriyorsunuz böyle kısır döngü içinde sürüp giden bi düzen ne kadar ekonomik olabilir? Her dosyanın bi faydası vardır ancak kullanım alanına göre doğru dosyayı seçmeniz size avantaj sağlar. İşletmede veya kurumda yeni arşiv sistemi kurmayı düşünen yada hali hazırda ki sistemi yenilemek isteyenler belirtmiş olduğum bu basit örneği mutlaka göz önünde bulundursun. Başka firmada uyan sistem sizin işletmede uymayabilir. Bu yüzden kullanım amacımıza göre doğru karton seçmemizde yarar var. Dosyalarda kullanılan kartonların özelliklerini kronik sorunlarını kısa bi özetle anlamakta fayda var. Bunun için altta vermiş olduğum linke tıklayarak karton çeşitlerinin avantajlarını ve dezavantajlarını inceleyerek dosyanızda ne tür kağıt kullanımı size fayda sağlayabileceğine karar verebilirsiniz.

Dosyalarda Kullanılan Kartonların Özellikleri için Tıklayın.

       Kartonların avantaj ve dezavantajlarını incelediniz dosyanızın hangi kartondan olacağını karar verdiğinizi varsayarak diğer aşamalara geçiyorum.

• Arşivleme için hedeflediğiniz işletme/departman/birim ve günlük/aylık evrak sayısı ortalama kaçtır?
• Bir dosya içine ortalama kaç evrak koymayı planlıyorsun?
• Arşivlemeye ne kadar alan ayırabilirsin?
• Evrak/dosya sirkülasyonu ne durumdadır?
• Dosyayı ne sıklıkla arşivden alıp kullanıyorsun?
• Ortam temizliği, nem vb. faktörler nelerdir?
• Ortalama bütçe?
• Dosyanızı kaç yıl saklamayı düşünüyorsunuz?

 devamı yakında..

Yazar: Mustafa Berkay Tuncel

Tunakart Grafik Tasarım ve Bilgi İşlem Sorumlusu

Daha fazla bilgi için www.flatburn.com